FUSIONEN UND HETEROGENITÄT ERFOLGREICH MEISTERN

Die IT-Verantwortlichen des Universitäts-Herzzentrums Freiburg-Bad Krozingen haben vorgemacht, wie das Zusammenführen zweier komplexer IT-Strukturen gelingen kann. Dazu braucht es kompetente Fachkräfte, ausgereifte Produkte und das nötige Fingerspitzengefühl der externen IT-Kräfte, die das Projekt begleiten.

Bei der Gründung des Universitäts-Herzzentrums Freiburg-Bad Krozingen wurden die kardiovaskulären Bereiche des Universitätsklinikums Freiburg und das Herzzentrum Bad Krozingen zusammengeführt. Die Herausforderung für die IT: Bereiche, die vollständig in die IT-Strukturen des Universitätsklinikums eingebunden sind, an das KIS des Herzzentrums Bad Krozingen anzuschließen.

Fusion und Heterogenität erfolgreich meistern
Das Universitätsnotfallzentrum II am Uniklinikum Freiburg

 

Die Daten von zwei unterschiedlichen KIS-Systemen sollten über Schnittstellen zusammengeführt und künftig in einem der beiden Systeme mit einer IK-Nummer abgerechnet werden. Für die Entwicklung der Schnittstellen war in beiden Häusern ausreichend Kompetenz vorhanden. Um die Patientenstammdaten abzugleichen und zusammenzuführen, sollte in Anbetracht der vorhandenen Ressourcen ein kommerzielles und ausgereiftes Produkt eingekauft werden. Ein Vergleich der am Markt erhältlichen Produkte ergab: Der MPI von ICW erfüllte die Anforderungen am besten und wurde ausgewählt. Diese Entscheidung hat sich bis heute bewährt, und die Pflege und Betreuung des Algorithmus zur Patientenzusammenführung wird von ICW in Kooperation mit den beteiligten Patientenverwaltungen durchgeführt. Das Projekt konnte in der Rekordzeit von nur sechs Monaten abgeschlossen werden. Die Einführung eines einheitlichen KIS wäre wesentlich aufwendiger gewesen. Durch die Verbindung der beiden Systeme über Schnittstellen und MPI konnten wir Kosten in Millionenhöhe sparen. Für dieses Projekt „Agenda 2014“ waren die Zusammenarbeit mit ICW und die Verwendung des MPI wesentliche Erfolgsfaktoren.

Das erste Ziel war, beide Systeme zwecks Abrechnung unter einer IK-Nummer zusammenzuführen und die dafür notwendige eindeutige Patientenidentifikation sicherzustellen. Weitere Ziele waren die gegenseitige Befundeinsicht sowie die organisatorische Sicherstellung der Patientenaufnahme und weiterer Prozesse. Damit war die Fusion aber nicht abgeschlossen. Für das Zusammenwachsen von unterschiedlichen IT-Strukturen und Kulturen ist eine IHE-konforme, auf Schnittstellen basierte und modulare Strategie unabdingbar.

„Wir wollten von Anfang an eine IT-Infrastruktur, in der das Beste aus beiden Welten integriert werden kann.“

Eine solche Vorgehensweise kann einer Strategie, die allein auf Einheitlichkeit setzt, überlegen sein. Für uns war das ein erfolgsbestimmender und kostenreduzierender Faktor. Auch für andere Krankenhäuser mit guter IT-Fachkompetenz könnte das ein Weg zum Erfolg sein. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist neben der einheitlichen Ausrichtung auf die IHE-konforme Architektur insgesamt auch die konkrete Absprache und Vereinheitlichung der Schnittstellen innerhalb der KIS-Architektur. Dabei lernen sich die Mitarbeiter der beiden IT-Abteilungen kennen, erfahren Wertschätzung und können die Ängste abbauen, die bei Fusionen und Zusammenschlüssen immer bestehen und häufig eine konstruktive und kooperative Zusammenarbeit verhindern:

Der nächste gemeinsame Schritt bestand darin, den MPI nicht nur zum Zusammenführen der Daten innerhalb des Herzzentrums zu verwenden, sondern eine Ebene höher zu stellen und die Daten sowohl organisationsintern als auch organisationsübergreifend zu „clearen“. Diesen Schritt sind das Universitätsklinikum Freiburg und das Universitäts-Herzzentrum Freiburg-Bad Krozingen gemeinsam mit ICW im Jahr 2016 gegangen. Auch bei diesem Schritt ist es erforderlich, die unterschiedlichen Kulturen und Prozesse in den beiden Organisationen anzugleichen; dies ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dies war und ist auch eine besondere Herausforderung für unseren Partner ICW, dem man hierzu sowohl Fingerspitzengefühl als auch die notwendige Klarheit attestieren kann. Bei dieser großen Aufgabe ist zudem die Einbindung externer und unabhängiger qualifizierter Partner ein wichtiges Korrektiv bei den intern geführten Diskussionen. Die Inhalte dieser gemeinsam festzulegenden Strukturen beginnen bei den durchaus komplexen Datenschutzanforderungen und umfassen außerdem Punkte wie Schnittstellendefinitionen, die bis ins Detail geklärt sein müssen. Diese Aufgabe und der Beitrag der externen Partner sind nicht zu unterschätzen.

Zwei getrennte, komplexe und gewachsene IT-Landschaften von zwei unterschiedlichen Krankenhäusern sollten so unter einer Affinity Domain zusammengeführt werden, dass die jeweils beste IT-Lösung beider Einrichtungen übernommen wurde. Gegenüber dem häufig bei Fusionen üblichen Ansatz, das System des einen Partners dem anderen Partner einfach überzustülpen, können bei unserer Vorgehensweise Investitionen und die spezielle Qualität erhalten und darüber hinaus für den anderen Partner nutzbar gemacht werden. Allerdings ist für eine solche Strategie eine hohe IT-Kompetenz bei beiden Partnern entscheidend, ferner Kooperationsbereitschaft und entsprechend einfühlsame und leistungsfähige externe Partner wie die Mitarbeiter der ICW. Die wichtigste Voraussetzung für diese Entwicklung ist allerdings ein MPI mit dem entsprechenden Wachstumspotenzial und der Skalierbarkeit über ;mehrere Organisationen hinweg. Insgesamt lieferte die „Agenda 2014“ die Blaupause für die Architektur, mit der nun schrittweise zunächst die Inhouse Affinity Domain zwischen den beiden Organisationen Universitätsklinikum und Universitäts-Herzzentrum aufgebaut wird. Damit haben wir gleichzeitig die Basis geschaffen, weitere Organisationen einzubinden.

Der Innenhof des Herzzentrums Bad Krozingen